Para muchos trabajadores, una parte relevante de la jornada laboral no se destina a analizar o tomar decisiones, sino a buscar documentos, validar versiones o confirmar información. Correos que no aparecen, archivos duplicados y sistemas que no conversan entre sí forman parte del día a día en muchas empresas.
Este escenario, conocido como “caos documental”, genera frustración en los equipos y tiene un impacto directo en la productividad. Cuando la información está dispersa, se pierden horas en tareas que no agregan valor, aumentan los errores y se retrasan procesos críticos.
“El problema no es que las personas trabajen mal, sino que trabajan atrapadas en información dispersa. Hoy las empresas operan con datos repartidos en múltiples sistemas que no dialogan entre sí”, explica Isabel Almarza, CEO de Microsystem.
Las cifras reflejan la magnitud del problema. Según IDC, las empresas pueden perder entre 20% y 30% de sus ingresos anuales debido a ineficiencias asociadas a los silos de datos. En la operación diaria, Forrester Research estima que los trabajadores desperdician cerca de 12 horas semanales, casi un 30% de su jornada laboral, buscando o validando información.
En períodos de alta demanda, McKinsey & Company señala que los trabajadores del conocimiento dedican en promedio 1,8 horas diarias solo a buscar información, tiempo que puede duplicarse durante los peaks operativos.
El impacto también es humano. La Association for Intelligent Information Management (AIIM) indica que el 62% de los empleados se siente abrumado por la carga manual de gestión documental, mientras que el 75% de las organizaciones reconoce que el desorden de la información es el principal freno para su agilidad.
A esto se suma que IDC estima que el 80% de los datos empresariales es no estructurado y no logra integrarse a la toma de decisiones. El costo financiero tampoco es menor: Gartner calcula que la mala calidad y dispersión de los datos puede costar en promedio US$12,9 millones anuales por empresa.
- La solución chilena
Frente a este escenario, Microsystem desarrolló HUB Documental, una plataforma chilena de Intelligent Document Processing (IDP) que permite ordenar, interpretar y automatizar la información dispersa en las empresas. A través de inteligencia artificial, la solución transforma documentos —como contratos, formularios, correos o PDFs— en datos estructurados, trazables y conectados a los sistemas del negocio, reduciendo la dependencia de procesos manuales.
La implementación deHUB Documental ya muestra resultados concretos en sectores altamente regulados, como salud e isapres, donde ha permitido reducir en torno a un 30% los tiempos de procesamiento y disminuir errores críticos del 6% al 1,5%, mejorando el control, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo. De esta forma, la plataforma aborda uno de los principales dolores de las organizaciones: escalar operaciones y recuperar productividad sin aumentar dotación ni complejidad.